Құжаттарды басқару — файлдарды сақтау ғана емес. Ол төрт сұраққа бірмәнді жауап беруі тиіс: қай нұсқа қолданыста, ол кімге берілді, алушы онымен не істеуі керек және түпкілікті жазба қайда сақталған.
Құжаттарды алғаш бергенге дейінгі қағидалар
- Бірыңғай кодтау және атау құрылымы.
- Құжат түрлері, мәртебелері және беру себептері анықтамалығы.
- Дайындау, тексеру, келісу және тіркеу өкілеттіктері.
- Бумалар құрылымы, бас тізілім және резервтік көшіру қағидасы.
Ресми беру
- Құжаттар мен олардың редакцияларының тізімі берілген ілеспе жазба.
- Бірмәнді мақсат: ақпарат үшін, тексеру, келісу немесе жұмыс орындау үшін.
- Жауап беру мерзімі және алушыдан күтілетін нәтиже.
- Қайтаруды, ескертулерді және кейінгі редакцияны тіркеу.
Қолданыстағы нұсқаны бақылау
- Жаңа редакцияны тіркеу.
- Құжаттарды беру өкілеттіктері мен жиынтығын тексеру.
- Құжатты белгіленген алушылар тобына беру.
- Алдыңғы редакцияның мәртебесін жаңарту.
- Жұмыс аймағында қолданыстағы нұсқаның қолданылуын растау.
Мұрағаттың дайындығы
Егер құжаттарды беру мен олардың мәртебелерінің тарихы жоба басынан жүргізілсе, қорытынды мұрағат процестің табиғи жалғасы ретінде жиналады. Әйтпесе команда тапсыру алдында файлдардың шығу тегін қайта қалпына келтіруге мәжбүр болады.
Осы міндетке арналған дайын жиынтықтар
Процесті енгізуге дайынсыз ба?R02-DCC — Жоба құжаттарын басқару
Жиынтықты ашып, тапсырыс беру